1. Quản lý hợp đồng thuê và các hợp đồng liên quan:
Quy trình thực hiện hợp đồng thuê và biểu mẫu liên quan:
- Biên bản bàn giao tài sản, mặt bằng và trang thiết bị.
- Biên bản kiểm tra sửa chữa nội ngoại thất.
- Biên bản triển khai quy định tòa nhà.
- Các dịch vụ đi kèm theo hợp đồng thuê.
- Công văn và thông báo các loại.
- Phụ lục hợp đồng điều chỉnh và hiệu lực của hợp đồng thuê.
- Kế hoạch gia hạn và thanh lý hợp đồng thuê.
- Sổ theo dõi thông tin khách hàng.
Quản lý các hợp đồng khác:
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ.
- Hợp đồng với nhà thầu phụ.
2. Quản lý chăm sóc khách hàng:
Quy định về phòng họp và biểu mẫu liên quan:
- Sổ theo dõi phòng họp và các biểu mẫu.
- Xử lý công văn và bưu phẩm đến.
Đánh giá khách hàng và các biểu mẫu:
- Phiếu thu thập ý kiến khách hàng.
- Quy định xử lý khiếu nại và thắc mắc của khách hàng.
- Phiếu tổng hợp ý kiến khách hàng về sản phẩm và dịch vụ.
- Tổ chức hội nghị khách hàng hàng năm.
Các quy định bổ sung:
- Quản lý trang trí, quảng cáo và marketing của khách hàng.
- Đảm bảo an toàn và an ninh trong phạm vi tòa nhà.
- Quản lý vệ sinh, tài sản của khách hàng và bảo dưỡng căn hộ.
- Đảm bảo hình thức, thái độ và tác phong của nhân viên.
- Quản lý thiết bị và dịch vụ của tòa nhà.
3. Quản lý an ninh tòa nhà:
Nội quy phòng cháy chữa cháy (PCCC) và biểu mẫu:
- Phương án cứu hộ, PCCC và sơ tán người, tài sản.
- Diễn tập PCCC định kỳ với sự tham gia của Cảnh sát PCCC.
- Hướng dẫn sử dụng bình PCCC và danh mục dụng cụ PCCC.
- Biên bản tự kiểm tra hệ thống PCCC.
Quy định về tuần tra và bảo vệ:
- Kế hoạch tuần tra an ninh và tài sản tòa nhà.
- Sổ ghi nhật ký theo dõi khách đến giao dịch.
- Báo cáo và xử lý vi phạm.
Huấn luyện về an toàn và PCCC:
- Kế hoạch và chương trình huấn luyện an toàn hàng năm.
- Danh sách nhân viên được huấn luyện và các đơn vị phối hợp.
Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hóa và khách:
- Sổ ra vào theo dõi hàng hóa và tài sản.
- Sổ nhật ký ghi nhận sự việc qua hình ảnh camera.
- Giám sát nhà thầu nội thất của khách hàng.
4. Quản lý kỹ thuật:
Quy trình và biểu mẫu:
- Quy trình vận hành hệ thống điện tòa nhà.
- Quy trình vận hành hệ thống nước và xử lý nước thải.
- Quy trình bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị kỹ thuật.
- Biểu mẫu ghi nhận và báo cáo sự cố kỹ thuật.
Việc áp dụng các danh mục quản lý vận hành tòa nhà theo tiêu chuẩn không chỉ giúp đảm bảo hoạt động trơn tru mà còn nâng cao giá trị và uy tín của tòa nhà trong mắt khách hàng và đối tác.
